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某印刷企業5S/6S管理實戰案例

作者:天行健精益生產分類:5S/6S管理時間:2018-08-16 15:18:36

       某印刷企業5S/6S管理實戰案例

  K公司是一家印刷企業,主要做包裝用瓦楞紙箱、絲網印刷和傳統的膠印業務。2年前,公司上馬了一套“印刷管理信息系統”,在競爭非常激烈的印刷市場上,確實發揮了很大的作用。此時的公司總經理吳先生,開始把目光瞄準了全數字印刷領域。


某印刷企業5S/6S管理實戰案例

  接受5S挑戰

  K公司與香港某公司洽談中的合資項目,是在K公司引進新的數字印刷設備和工藝,同時改造公司的印刷信息系統。

  然而,與港商的合資談判進行得并不順利。對方對K公司的工廠管理,提出了很多在吳總看來太過“挑剔”的意見:比如倉庫和車間里的紙張、油墨、工具的擺放不夠整齊;地面不夠清潔、印刷機上油污多得“無法忍受”;工人的工作服也“令人不滿”……

  后來,在合資條款里,投資者執意將“引入現代生產企業現場管理的5S方法”,作為一個必要的條件,寫進了合同文本。

  剛開始的時候,吳總和公司管理層覺得港方有點“小題大做”。“不就是做做衛生,把環境搞得優美一些”,吳總覺得這些事情太“小兒科”,與現代管理、信息化管理簡直不沾邊。

  不過,為了合資能順利進行,吳總還是滿口答應下來。

  幾個月的時間過去了,吳總回想起來這些‘雞毛蒜皮的小事’,“有一種脫胎換骨的感覺”。

  “雞毛蒜皮”的震撼

  推廣20世紀50年代就風靡日本制造企業的“5S管理方法”,需要做大量的準備和培訓工作。

  從字面上說,5S是指5個以日語單詞的羅馬注音“S”為開頭的詞匯,分別是:清理(Seiri)、整頓(Seiton)、清掃(Seiso)、整潔(Seiketsu)、素養(Shitsuke)。

  這5個詞,以及所表達的意思聽上去非常簡單。剛開始的時候,大家很不以為然。

  幾天后,他們找到了天行健企業管理咨詢公司,通過實地調查,用調查材料讓K公司的領導和員工,受到了一次強烈的震撼。吳總和顧問公司簽了為期半年的合同,并安排顧問老師進行輔導,顧問老師發現,印制車間的地面上,總是堆放著不同類型的紙張,里面有現在用的,也有“不知道誰搬過來的”;廢棄的油墨和拆下來的輥筒、絲網,躺在車間的一個角落里,沾滿了油膩;工人使用的工具都沒有醒目的標記,要找一件合適的工具得費很大的周折。


某印刷企業5S/6S管理實戰案例

  倉庫里的情況也好不到哪里。

  堆放紙張、油墨和配件的貨架與成品的貨架之間只有一個窄窄的、沒有隔離的通道,貨號和貨品不相符合的情況司空見慣。有時候,車間返回來的剩余紙張與成令的新紙張混在一起,誰也說不清到底領用了多少。

  顧問老師還檢查了吳總引以為榮的MIS系統,查看了擺放在計劃科、銷售科、采購科的幾臺電腦,發現硬盤上的文件同樣混亂不堪。到處是隨意建立的子目錄,隨意建立的文件。有些子目錄和文件,除非打開看,否則不知道里面到底是什么。而且,鄭顧問發現,文件的版本種類繁多,過時的文件、臨時文件、錯誤的文件或者一個文件多個副本的現象,數不勝數。

  在K公司里,長久以來大家對這樣一些現象習以為常:想要的東西,總是找不著;不要的東西又沒有及時丟掉,好像隨時都在“礙手礙腳”;車間里、辦公桌上、文件柜里和計算機里,到處都是這樣一些“不知道”—不知道這個是誰的;不知道是什么時候放在這里的;不知道還有沒有用;不知道該不該清除掉;不知道這到底有多少……

  “在這種情況下”,顧問老師直率地問吳總,“你如何確保產品的質量?如何確信電腦里的數據是真實的?如何鼓舞士氣?增強員工的榮譽感和使命感?”最后一個問題,鄭顧問指的是墻上貼的一個落著灰塵的標語,“視用戶為上帝,視質量為生命”。

  清理、整頓、清掃

  顧問老師把推進5S的工作分為兩大步驟,首先是推進前三個“S”,即清理、整頓、清潔。

  清理,就是要明確每個人、每個生產現場(如工位、機器、場所、墻面、儲物架等)、每張辦公桌、每臺電腦,哪些東西是有用的,哪些是沒用的、很少用的,或已經損壞的。

  清理就是把混在好材料、好工具、好配件、好文件中間的殘次品、非必需品挑選出來,該處理的就地處理,該舍棄的毫不可惜。“特別是電子‘垃圾’”,鄭顧問告戒管理人員,“可以讓你的工作效率大打折扣;不斷冒出來的文件查找、確認、比較工作,會浪費大量的工作時間。”

  整頓,就是要對每個清理出來的“有用”的物品、工具、材料、電子文件,有序地進行標識和區分,按照工作空間的合理布局,以及工作的實際需要,擺放在“伸手可及”、“醒目”的地方,以保證“隨用隨取”。

  聽上去“整頓”很簡單,從Mak的經驗來看,其實是很仔細的工作。比如電腦文件目錄,就是最好的例子。

  “一般來說,時間、版本、工作性質、文件所有者,都可以成為文件分類的關鍵因素”,鄭顧問結合自己的體會,向大家詳細介紹了“什么是電子化的辦公”。對一個逐步使用電腦、網絡進行生產過程管理和日常事務處理的公司而言,如何處理好紙質文件和電子文件的關系,是養成良好的“電子化辦公”習慣的重要內容。

  “電子化的過程中,如果把手工作業環境里的‘臟、亂、差’的惡習帶進來,危害是巨大的”,顧問老師說。

  清掃,簡單說就是做徹底的大掃除。發現問題,就及時糾正。但是,“清掃”與過去大家習慣說的“大掃除”還有一些不同。“大掃除”只是就事論事地解決 “環境衛生”的問題,而“清掃”的落腳點在于“發現垃圾的源頭”。用顧問老師的話說,就是“在進行清潔工作的同時進行檢查、檢點、檢視”。爽朗心情

  隨著3S(清理、整頓、清潔)的逐步深入,車間和辦公室的窗戶擦干凈了,衛生死角也清理出來的,庫房、文件柜、電腦硬盤上的文件目錄、各種

  表單臺賬等“重點整治對象”,也有了全新的面貌。但是,包括吳總在內的所有人,都沒有覺得顧問老師引進的“靈丹妙藥”有什么特別之處。

  不過,吳總承認,大家的精神面貌還是有了一些微妙的變化:人們的心情似乎比過去好多了,一些“不拘小節”的人的散漫習慣,多少也有了收斂;報送上來的統計數據,不再是過去那種“經不住問”的“糊涂賬”,工作臺面和辦公環境,的確清爽多了。

  這當然不是5S管理的全部。顧問老師結合前一階段整治的成果,向吳總進言:“5S管理的要點,或者說難點,并非僅僅是糾正某處錯誤,或者打掃某處垃圾;5S管理的核心是要通過持續有效的改善活動,塑造一絲不茍的敬業精神,培養勤奮、節儉、務實、守紀的職業素養。”

  按顧問老師的建議,公司開始了推進5S管理的第二步:推行后兩個“S”,一個是整潔(Seiketsu),另一個是素養(Shitsuke)。

  整潔的基本含義是“如何保持清潔狀態”,也就是如何堅持下去,使清潔、有序的工作現場成為日常行為規范的標準;素養的基本含義是“陶冶情操,提高修養”,也就是說,自覺自愿地在日常工作中貫徹這些非常基本的準則和規范,約束自己的行為,并形成一種風尚。

  顧問老師進一步說明道,后兩個“S”其實是公司文化的集中體現。很難想象,客戶會對一個到處是垃圾、灰塵的公司產生信任感;也很難想象,員工會在一個紀律松弛、環境不佳、浪費隨處可見的工作環境中,產生巨大的責任心,并確保生產質量和勞動效率;此外,更不用說在一個“臟、亂、差”的企業中,信息系統竟然會發揮巨大的作用。

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